Jeder Verantwortliche (im Unternehmen, im Verein, ...) und jeder Auftragsverarbeiter erstellen und führen ein Verzeichnis (bzw. eine Dokumentation) aller Verarbeitungstätigkeiten bei den personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Eine Beispiel für eine solche Verarbeitungstätigkeit im Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung.
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten dient als wesentliche Grundlage für eine strukturierte Datenschutzdokumentation und hilft dem Verantwortlichen dabei, gemäß Art. 5 Abs. 2 Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) nachzuweisen, dass die Vorgaben aus der DSGVO eingehalten werden (Rechenschaftspflicht).
Das Verarbeitungsverzeichnis stellt somit ein wesentliches Element für die Etablierung eines umfassenden Datenschutz- und Informationssicherheits-Managementsystems dar.
